Dans notre précédent article, nous avons parlé de la manière dont le suivi des données de temps réel est souvent une source de frustration pour de nombreuses entreprises utilisant des ERP traditionnels — et comment Nengatu aide à résoudre ce problème sans augmenter les coûts. Aujourd’hui, parlons d’un autre type d’information crucial mais souvent négligé : les données opérationnelles.
Ce sont ces données qui permettent à vos opérations quotidiennes de se dérouler sans accroc. Il ne s’agit pas de finances ni de prévisions à long terme — il s’agit de savoir ce qui se passe en ce moment même. Des informations comme l’état d’une commande client, l’avancement d’un ordre de travail ou la disponibilité d’un produit pour l’expédition. Ce sont ces mises à jour dont votre équipe a besoin chaque jour pour répondre aux questions, résoudre des problèmes et maintenir le cap.
Prenons un exemple simple : Un client appelle pour savoir quand sa commande sera expédiée. Si l’état de la commande est mis à jour dans le système, n’importe quel membre de l’équipe peut vérifier et donner une réponse rapide et sûre. Mais si cet état est obsolète — ou jamais mis à jour — quelqu’un devra se déplacer, passer des appels ou fouiller dans des e-mails pour comprendre la situation. Et cela arrive plus souvent qu’on ne le pense.
De nombreuses entreprises essaient de résoudre ce problème en organisant fréquemment des réunions pour “s’aligner” — partager des mises à jour oralement et esquisser des plans pour la journée ou la semaine. Mais si les réunions aident à aligner, elles ne remplacent pas la disponibilité de données réelles et traçables. Une fois la réunion terminée, les équipes continuent malgré tout à courir après l’information ou à prendre des décisions avec des données dépassées.
Chez Nengatu, nous utilisons des workflows intelligents et l’automatisation pour maintenir vos données opérationnelles à jour sans avoir besoin d’entrées manuelles constantes. Lorsqu’un collaborateur enregistre du temps sur un ordre de travail, l’état de cet ordre est automatiquement mis à jour. Si une tâche est terminée, le système peut déclencher l’étape suivante et avertir les bonnes personnes. Tout est pensé pour réduire l’effort nécessaire au maintien de données fraîches — tout en veillant à ce que votre équipe reste informée.
Bien sûr, les mises à jour manuelles restent possibles lorsque nécessaire. Mais nous concevons le système de manière à ce que la plupart des mises à jour se fassent naturellement dans le cadre du travail quotidien. En combinant la saisie de données en temps réel (voir notre précédent article) avec des mises à jour automatiques des statuts, Nengatu aide votre équipe à passer moins de temps à chercher des informations — et plus de temps à accomplir son travail.