Dans l'article précédent, nous avons exploré l'importance des données opérationnelles pour la gestion d'entreprise et les problèmes qui surviennent lorsqu'elles ne sont pas correctement gérées. Dans cet article, nous nous concentrerons sur un autre type de données que les ERP doivent suivre : le journal des modifications.
Modifier un produit ou une commande est tout à fait normal dans toute entreprise. Cela ne se produit peut-être pas tout le temps, mais lorsqu’une modification survient, vous voulez pouvoir suivre ce qui a changé. Que vous fabriquiez votre propre produit ou que vous produisiez sur commande pour vos clients, peu importe : les produits sont faits pour évoluer avec le temps. Après quelques itérations, votre équipe ne se souviendra plus pourquoi une modification a été apportée de cette manière, qui a changé la version ou pourquoi certains détails ont disparu. La puissance d’un journal des modifications réside dans la possibilité de raconter l’histoire de l’évolution d’un produit ou d’un enregistrement au fil du temps.
Parfois, une commande client voit sa date d’échéance modifiée, ou le client demande une mise à jour de certaines quantités. Si le système ne suit pas correctement les modifications, cela entraîne souvent des questions dont la seule réponse se trouve en fouillant dans la boîte mail de quelqu’un à la recherche d’e-mails précis. Un autre cas fréquent est lorsqu’une commande client est mise à jour après avoir été exportée vers votre système comptable ou après une facture partielle. Dans ce cas, les personnes passent des heures à essayer de comprendre pourquoi les informations de la commande et de la facture initiale ne correspondent pas.
Le suivi des modifications n’est pas très courant dans les ERP plus petits, mais il est extrêmement important et utile pour identifier qui a modifié un enregistrement et quand. Les logiciels dédiés au développement de produits disposent d’un journal des modifications très détaillé, tandis que les logiciels plus génériques se contentent généralement de suivre uniquement la dernière date de modification et l’auteur, perdant ainsi la visibilité sur l’historique des changements.
Même si les journaux des modifications peuvent sembler excessifs pour les petits systèmes, nous pensons qu’ils ne doivent pas être ignorés. C’est pourquoi, chez Nengatu, nous incluons un historique des modifications pour tous les enregistrements dès le départ. C’est le type de fonctionnalité dont vous pensez ne pas avoir besoin, mais une fois essayée, vous ne pouvez plus vous imaginer vivre sans. Elle est tout simplement si utile et pratique.
Bien que Nengatu ne soit pas la seule solution ERP disponible, nous nous concentrons sur l’ergonomie, l’intégration et l’automatisation pour vous aider à gérer votre entreprise sans tracas.