L’un des plus grands objectifs de tout ERP est de fournir des données en temps réel. C’est ce qui permet aux entreprises de comprendre ce qui se passe au moment où cela se passe — du suivi des commandes à la planification de la production. Mais toutes les données ne se valent pas.
Parmi tous les types de données qui circulent dans un ERP, le suivi réel du temps — savoir combien de temps les tâches prennent réellement et qui les a effectuées — est l’un des plus précieux. Il donne une meilleure visibilité sur la performance, aide à calculer les coûts réels et rend vos rapports plus fiables. Mais c’est aussi l’un des domaines où les entreprises rencontrent le plus de difficultés.
Pourquoi le suivi du temps est-il si difficile à maîtriser ?
Dans de nombreux cas, le problème ne vient pas du processus — il vient de la tarification. La plupart des ERP facturent en fonction du nombre d’utilisateurs. Cela oblige les entreprises à choisir : soit payer plus pour que tout le monde ait accès, soit limiter le nombre d’utilisateurs et trouver des solutions de contournement.
Ce qui se passe le plus souvent, c’est que les opérateurs finissent par partager un seul identifiant sur leur poste de travail, ou n’ont tout simplement pas d’accès. Le temps est noté sur papier, transmis au superviseur, puis saisi plus tard dans le système par quelqu’un d’autre. C’est lent, peu fiable et cela supprime complètement l’avantage des données en temps réel.
Même lorsque le système semble fonctionner, ces solutions de fortune rendent les données difficiles à exploiter. On perd la trace de qui a fait quoi, à quel moment, et si les chiffres reflètent vraiment la réalité.
Notre approche chez Nengatu
Chez Nengatu, nous considérons le suivi du temps comme une fonction essentielle de la gestion d’une entreprise — pas comme une option premium. C’est pourquoi nous ne facturons pas par employé. Vous pouvez ajouter autant d’utilisateurs que vous le souhaitez dans l’ERP, et chaque salarié peut avoir son propre identifiant. Au lieu de facturer en fonction du nombre d’utilisateurs, nous facturons selon le nombre de personnes qui utilisent le système simultanément.
Par exemple, si votre équipe compte 20 personnes mais que seulement 8 ou 10 utilisent l’ERP dans la journée, vous n’avez pas besoin de 20 licences complètes. Vous pouvez choisir un plan adapté à votre utilisation réelle. Et lorsqu’un employé termine sa tâche, il peut se déconnecter pour qu’un autre puisse se connecter. Ce fonctionnement vous permet de donner à chacun un accès complet, sans faire exploser vos coûts. Cela permet aussi de suivre le temps réel avec bien plus de précision — chaque opérateur se connecte avec son propre compte, et toutes les activités sont enregistrées en temps réel.
Ce modèle facilite également la croissance. Intégrer un nouvel employé est simple : créez un compte, définissez ses droits, et il est opérationnel immédiatement. Plus besoin de gérer des licences, d’augmenter les limites d’utilisateurs ou de payer des frais supplémentaires pour chaque embauche. Et puisque tous les employés peuvent avoir un accès, vous n’avez plus besoin de vous fier aux notes papier ou aux données de seconde main. Les informations sont saisies directement par la personne qui réalise la tâche, ce qui améliore la fiabilité et réduit le temps passé à corriger les données par la suite.
Un meilleur suivi du temps, de meilleures décisions
Les données en temps réel n’ont de valeur que si elles proviennent de la bonne source, au bon moment. Et si vous ne pouvez pas suivre qui fait quoi, ni combien de temps les tâches prennent, il est difficile de prendre des décisions sur la base des chiffres affichés. Nous avons conçu Nengatu pour répondre à ce besoin — donner à chaque membre de l’équipe l’accès nécessaire, sans obliger les entreprises à choisir entre coût et contrôle.